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今すぐ使える!中堅サラリーマンが教える分かりやすいビジネスメールテクニック

分かりやすいメールとは何でしょうか。

 

実際に数年間サラリーマンをやってきた経験の中から、

読みやすく分かりやすいメールには共通する特徴があることが分かりました。

 

文章の上手い下手は関係ありません。

それよりも、いかに心理的・視覚的に読み手の負担を減らせるかが重要です。

 

そして、読み手の負担を減らすことは、

テクニックを知っているだけで超簡単にできるのです。

 

今回は、誰でも簡単にできる分かりやすいと言われるメールテクニックをご紹介します。

①タイトルは【目的】で始める

メールのタイトルには、

このメールを読んで何をしてほしいのか

一目で分かるように【】書きで目的を入れておきましょう。

(例)

【依頼】備品レンタルのお願い

【報告】次回打ち合わせは〇月〇日です

【相談】〇〇社案件の進め方について相談があります

 

何かしてほしいなら【依頼】~、

情報共有なら【報告】~、

回答が欲しいなら【質問~】、

一緒に考えてほしいなら【相談】~、

といった具合です。

 

タイトルに目的があることによって、

「あ、私はこれに返信すべきだな」とか、

「この件はただ認識しておけばいいんだな」とか、

この後に続く本文をどのような態度で読めばいいのか、

心の準備をすることができます。

 

メールなどの文章において、読み手に心の準備をさせてあげることは何より重要です。

心の準備をしておくと、その後の展開がある程度予想できるため、

すんなり内容が頭に入ってくるからです。

これが心理的に読み手の負担を減らすということです。

 

また、一番最初に目につく文頭に【】で囲むことで、

目的をより強調することができます。

 

②本文はブロックに分割し、見出しを付ける

本文で伝えたいことを、全て文章で表現しようとしてはいけません。

複雑な内容を順序立てて文章に書き起こすことは、高度なスキルが必要です。

また、長文になってしまうと、読み手にとっても負担が大きくになりがちです。

 

そこで、「依頼内容」「背景」「期日」など、本文をいくつかのブロックに分けて見出しをつけます。

 

本文をブロックに分けて見出しをつけることにより、そのブロックの内容を予想することができます。

また、見出しだけを先にざっと見ることで、全体として何が言いたいのか、早々に掴むことができます。

 

(例)

タイトル:【依頼】社内会計システムの改修についてのお願い

情報システム部 〇〇さん

 

お疲れ様です。

営業部の△△です。

 

表題の件についてお願いがございます。

 

■依頼

 案件検索画面の検索条件に受注確度の追加をお願い致します。

 

■背景

 確度の高い案件に注力して営業活動を進めたいからです。

 

■期日

  6/2(水)

 

よろしくお願い致します。

 

文章だけで表現しようとするのではなく、ブロック化と見出しを使いこなせば、

視覚的にも分かりすいメールになるのです。

 

③インデント(字下げ)で構造を分かりやすく

視覚的に文の構造を分かりやすくするため、インデントをつけることも有効です。

インデントとは、文字の開始位置をずらすことです。

どこからどこまでが一つのかたまりなのか、直観的につかむことができます。

言葉だけではイマイチ伝わらないと思うので、例を見てみましょう。

(例)インデントがある場合

 〇〇様

お世話になっております。

 

2点お願いと、1点連絡がございます。

 

■依頼

 ①△△案件の請求書をご送付ください。

  pdfでお願いします。

 ②××案件の打ち合わせの候補をご教示ください。

  ・6/2(月)

  ・6/3(火)

  ・6/4(水)

 

■連絡

 明日は出張のため、不在になります。

 ご連絡の際は携帯電話までおかけください。

 

あえて文の始まりをずらすことで、

「■依頼」「■連絡」の範囲がどこからどこまでなのか、

直観的に分かりやすくなりますよね。

さらに、「■依頼」の中でも①、②、③の依頼がどこまでなのか、

一目で分かります。

 

次に、インデントがない場合を見てみましょう。

(例)インデントがない場合

〇〇様

お世話になっております。

 

2点お願いと、1点連絡がございます。

 

■依頼

①△△案件の請求書をご送付ください。

pdfでお願いします。

②××案件の打ち合わせの候補をご教示ください。

・6/2(月)

・6/3(火)

・6/4(水)

 

■連絡

明日は出張のため、不在になります。

ご連絡の際は携帯電話までおかけください。 

 

どこまでが何の内容を表しているのか、ごちゃごちゃして分かりにくいです。

インデントのあるなしで分かりやすさに雲泥の差があることをご理解いただけたと思います。

 

④改行で読み手の負担を減らす

意図的に改行を追加することで、

視覚的な圧迫感を減らし読み手の負担を減らすテクニックです。

適度に改行は効果的な余白を生み出し、読みやすさにつながります。

 

ちょっと詰まってきたなという印象を感じたら、

改行を差し込んでバランスを取りましょう。

 

単純な文章の世界では、意味のない改行をむやみに差し込むのは推奨されないでしょう。

しかし、ビジネスメールの世界では、伝えることが全てです。

 

読み手の負担を減らし、内容に集中させることができるのであれば、

文章的に無意味な改行も大いに意味を持つのです。

 

試しに、この章のここまでの文を改行なしで見てみましょう。

(例)改行があまりない場合

 

意図的に改行を追加することで、視覚的な圧迫感を減らし読みやすくするテクニックです。

適度に改行が差し込まれたメールは読みやすさにつながり、負担を減らします。

ちょっと詰まってきたなという印象を感じたら、改行を差し込んでバランスを取りましょう。

単純な文章の世界では、意味のない改行をむやみに差し込むのは推奨されないでしょう。

しかし、ビジネスメールの世界では、伝えることが全てです。

読み手の負担を減らし、内容に集中させることができるのであれば、文章的に無意味な改行も大いに意味を持つのです。

 

これはちょっとやりすぎな気もしますが、

縦横に密集した感じが読みづらさにつながることを

分かっていただけたのではないでしょうか。

 

⑤プロパティ形式を多用する

はじめに断っておきますが、プロパティ形式なんて言葉はありません。

造語です。

 

PCでよく見る各種プロパティのようなレイアウトで記述することをそのように呼んでいます。

下の画像はファイルのプロパティです。

f:id:nootau:20200518223243p:plain

ファイルのプロパティ

下記のように、ファイルの情報が[項目名]:[内容]の形式で並んでいます。

 名前:sample.txt

 種類:TXTファイル

 フォルダーのパス:C:\ユーザー\***\デスクトップ

 サイズ:0バイト

 

この [項目名]:[内容] の形式をプロパティ形式と呼んでいます。

 

これが直観的で非常に分かりやすいです。

 

伝えたい内容がいくつもの項目に分かれる場合、

文章で表そうとすると分かりにくくなってしまったり、誤解を招いてしまったりします。

そこでプロパティ形式を使い、あえて文章を排除することで、

 ・要点を正確に伝えることができる

 ・必要な情報を見つけやすい

という効果が期待できます。

(例)プロパティ形式を使う場合

 

営業部各位

 

お疲れ様です。

来週の暑気払いの詳細が決まったので、案内いたします。

 

日時:8/24(木) 19:00~21:00

会場:居酒屋〇〇(予約者名 田中)

集合:18:45に1Fロビー

会費:4000円/1人

当日の連絡先:田中の携帯(080-xxxx-zzzz)

 

すっきりしており、どんな情報がどこにあるのか一目瞭然です。 

 

反対にプロパティ形式を使わず、全て文章で表した例が下です。

(例)プロパティ形式を使わない場合

 

営業部各位

 

お疲れ様です。

来週の暑気払いの詳細が決まったので、案内いたします。

 

日時は、8/24(木) 19:00~21:00 です。

会場は居酒屋〇〇です。

予約は田中の名前でとっています。

18:45に1Fロビーに集合してください。

会費は、1人4000円でお願いします。

なお、当日のご連絡は田中の携帯(080-xxxx-zzzz)までお願いします

 

情報が文章の中に埋もれてしまっていることが分かります。

これでは、読み手は必要な情報を読み漏らしてしまうかもしれません。

 

このように、伝えたい項目が多数ある場合は、

文章は排除した方がよいときもあります。

 

まとめ

以上、誰でもできる、

分かりやすいと言われるメールテクニックをご紹介しました。

 

■ポイント

  • いち早くその後の展開を予想させ、心の準備をしてもらう 
  • レイアウトを工夫し、視覚的に分かりやすくする

 

文章力を鍛えるのは一長一短ではいきませんが、

テクニックを真似するだけなら誰でも簡単に再現することができます。